VERÖFFENTLICHUNGSDATUM: 15.09.2025
Event oder Wissenschaftskonferenz organisieren: So gelingt Ihre Veranstaltung von der Idee bis zur Umsetzung
7 praxisorientierte Tipps
Sie planen eine wissenschaftliche Konferenz – und wissen nicht, wo anfangen? Ob akademische Fachtagung, Netzwerkevent oder internationale Wissenschaftskonferenz: Wer Veranstaltungen im forschungsnahen Umfeld plant, bewegt sich in einem Spannungsfeld aus fachlichem Anspruch, organisatorischer Komplexität und technischer Präzision.
Gleichzeitig steigen die Erwartungen – von Referierenden, Partnerinstitutionen und Teilnehmenden. Inhalte sollen nicht nur vermittelt, sondern erlebbar gemacht werden, teilweise sogar in hybridem Format. Umso wichtiger ist eine strukturierte Vorbereitung, die nicht bei der Wahl der Location endet.
Dieser Beitrag gibt Ihnen 7 praxisorientierte Tipps, wie Sie Ihre Veranstaltung professionell und zielgerichtet aufsetzen – mit besonderem Fokus auf wissenschaftliche Kontexte und hybride Formate.
1. Tipp: Ziele klar definieren
Was soll Ihre Veranstaltung bewirken – Wissenstransfer, Austausch, Sichtbarkeit oder Netzwerkaufbau? Eine klar definierte Zielsetzung bildet das Fundament jeder erfolgreichen Eventplanung. Sie beeinflusst Auswahl von Format, Ort, Technik und Kommunikationsstrategie.
Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Welche Zielgruppen möchten Sie ansprechen?
- Wie viele Teilnehmende erwarten Sie – vor Ort und digital?
- Welche Interaktionsformen sind gewünscht: Vortrag, Diskussion, Workshop?
Ein detailliertes Briefing hilft allen Beteiligten – vom Organisationsteam bis zur Technik – den roten Faden im Blick zu behalten.
2. Tipp: Passendes Format und Location auswählen
Präsenzveranstaltung, hybride Konferenz oder rein digitales Event? Die passende Form hängt nicht nur von der Zielgruppe ab, sondern auch vom inhaltlichen Fokus, dem Budget und der gewünschten Reichweite.
Prüfen Sie bei der Auswahl der Location:
- Gibt es ausreichend Raum für Plenarveranstaltungen und Parallelformate?
- Lassen sich einzelne Module flexibel kombinieren?
- Wie gut ist die Location erreichbar – auch für internationale Gäste?
Insbesondere für Wissenschaftskonferenzen lohnt sich ein Blick auf den Standort: Nähe zu Hochschulen, Forschungseinrichtungen oder Technologieknoten kann das fachliche Profil Ihrer Veranstaltung erheblich stärken.
3. Tipp: Technik für hybride Formate & digitale Anforderungen meistern
Hybride Formate sind längst mehr als ein Notbehelf. Sie bieten Reichweite, Teilhabemöglichkeiten – und neue Herausforderungen. Damit digitale Teilnehmende nicht zu Zuschauenden werden, braucht es verlässliche Technik und durchdachte Moderation.
- Hochwertige Audio- und Videoübertragung
- Möglichkeit zu Livestreams und Interaktionstools
- Simultandolmetschertechnik bei mehrsprachigem Publikum
- Aufzeichnungsmöglichkeiten für spätere Nutzung
Fragen Sie bei der Location gezielt nach Technikpaketen und erfahrenem Personal – das spart Zeit und Abstimmung.
4. Tipp: Kommunikation & Teilnehmendenmanagement erfolgreich gestalten
Die Veranstaltung beginnt nicht mit dem ersten Vortrag, sondern mit der Einladung. Deshalb ist ein professionelles Einladungs- und Informationsmanagement entscheidend.
- Frühzeitig kommunizieren (Save-the-Date, Abstract-Calls, Agenda)
- Klare Zuständigkeiten bei Registrierung, Unterkunft, Anreise
- Digitale Tools für Teilnehmendenverwaltung nutzen
- Informationen barrierefrei und mehrsprachig aufbereiten
Auch vor Ort zählt: gute Orientierung, sichtbare Ansprechpartner:innen, funktionierende Abläufe – all das prägt den Eindruck Ihrer Veranstaltung.
5. Tipp: Budget, Finanzierung & Sponsoring im Blick behalten
Wissenschaftliche Veranstaltungen müssen nicht profitorientiert sein – wohl aber wirtschaftlich durchdacht. Eine transparente Finanzplanung schützt vor Überraschungen und hilft bei der Argumentation gegenüber Förderern oder Partnern.
- Budgetierung nach Kostenblöcken (Raum, Technik, Verpflegung, Personal etc.)
- Frühzeitige Akquise von Drittmitteln oder Sponsoren
- Kosten-Nutzen-Abwägung bei Technik, Catering und Zusatzleistungen
- Reservepuffer für Unvorhergesehenes einplanen
Gerade bei geförderten Veranstaltungen ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld Rückfragen zu Förderkriterien und Abrechnungsmodalitäten zu klären.
6. Tipp: Nachbereitung & Feedback – das Event wirkt weiter
Ist die letzte Präsentation gehalten und der Applaus verklungen, ist die Veranstaltung noch lange nicht vorbei. Gerade bei wissenschaftlichen Formaten spielt die strukturierte Nachbereitung eine zentrale Rolle – sowohl für die interne Evaluation als auch für die nachhaltige Sichtbarkeit nach außen.
- Feedback einholen – von Teilnehmenden, Speaker:innen, Partnern
- Ergebnisse dokumentieren – Tagungsberichte, Videos, Abstractbände
- Follow-up-Mails – Materialien teilen, Kontakte pflegen, auf nächste Formate hinweisen
Auch aus Marketingperspektive bietet die Nachbereitung wertvolle Chancen: Teilen Sie Keynotes, Zitate oder Highlights auf Ihren Kommunikationskanälen. Nutzen Sie Livemitschnitte oder Kurzclips für Social Media. Und machen Sie potenziellen Teilnehmenden Lust auf die nächste Ausgabe Ihrer Veranstaltung.
Checkliste für Ihre Eventplanung
Ein guter Überblick erleichtert die Koordination – gerade bei komplexen Formaten. Diese kompakte Checkliste bietet Ihnen eine erste Struktur:
- Ziel, Zielgruppen und Inhalte definieren
- Format (Präsenz / Hybrid / Digital) festlegen
- Location und Räume prüfen & buchen
- Technikbedarf ermitteln (Streaming, Dolmetscher, Aufzeichnung)
- Kommunikations- & Teilnehmendenmanagement organisieren
- Catering, Ablauf & Rahmenprogramm planen
- Budget erstellen & Finanzierung sichern
- Nachbereitung, Dokumentation & Feedback
Extra-Tipp: Legen Sie schon zu Beginn der Planung fest, wer bei Ihnen intern wofür zuständig ist – das reduziert Reibungsverluste und macht Abstimmungen effizienter.
Events im Science Congress Center in München
Im Science Congress Center Munich treffen durchdachte Raumkonzepte auf modernste Veranstaltungstechnik – eingebettet in den Forschungscampus Garching und betreut von einem erfahrenen Eventteam.
Ob 12 oder 1.300 Teilnehmende, analog oder digital: Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Veranstaltung professionell, effizient und wirkungsvoll umzusetzen.